Destinasyon Düğün Planlayıcısı Tutmak İçin Eksiksiz Kılavuz

İster ülkenin ister dünyanın öbür ucunda olsun, bir destinasyon düğünü planlamanın yerel bir kutlama düzenlemekten daha fazla koordinasyon gerektirmesi şaşırtıcı değildir. Uzaktan bir düğün planlıyorsunuz, bu da muhtemelen tedarikçi ekibinizle sadece birkaç (varsa!) yüz yüze toplantı yapacağınız anlamına geliyor. Dahası, herhangi bir telefon veya video görüşmesi, saat dilimi farklılıklarını hesaba katmak için dikkatli bir koordinasyon gerektirir. Olası dil engellerini, para birimi farklılıklarını ve yerel geleneklerin potansiyel nüanslarını da eklediğinizde, destinasyon düğünlerini kendi başlarına planlayan çiftlerin neden kendilerini hızlı bir şekilde derinliklerinin dışında hissedebileceklerini anlamak kolaydır.

Ve genellikle sadece ana etkinlikten daha fazlasını planlıyorsunuz: Bir destinasyon düğünü düzenlerken, iyi bir ev sahibi veya ev sahibesi olmak oyunun adıdır. Bu, muhtemelen birden fazla gün sürecek etkinlikler planlayacağınız ve ayrıca oda blokları, ulaşım ve hatta potansiyel olarak uçuşların düzenlenmesine yardımcı olarak konukların seyahatlerini kolaylaştırmaya yardımcı olacağınız anlamına gelir. Söylemeye gerek yok, işin içinde çok fazla hareketli parça var. Başınızı suyun üstünde tutmanın kolay bir yolu var mı? Bir profesyonelin desteğine güvenin. Destinasyon düğün planlayıcıları hayallerinizdeki kutlamayı tasarlamanıza ve tüm lojistik ayrıntıları yönetmenize yardımcı olabilir.

Büyük gününüz için doğru profesyoneli nasıl bulacaksınız? Çok uzaklardaki kutlamanız için doğru satıcıyı nasıl işe alacağınıza dair ipuçları da dahil olmak üzere, destinasyon düğün planlamacılarıyla ilgili her konuda uzman onaylı tavsiyeleri paylaşıyoruz.

Neden Bir Destinasyon Düğün Planlayıcısı Tutmalısınız?

Düğün planlayıcınızı bir koç veya kaptan gibi düşünün: Onların görevi tüm ekibi başarıya götürmek ve herkesi (ve kutlamanın her unsurunu) düzen içinde tutmaktır. Düğün planlayıcınız, günün diğer tedarikçileriyle bağlantı ve iletişim kurmaktan, partinin genel görünümünü ve hissini tasarlamaya yardımcı olmaktan ve etkinlik(ler)i düzenlemekten sorumludur. Bir destinasyon düğünü planlıyorsanız -özellikle de yurt dışında gerçekleşecek bir düğün- planlamacılara daha da fazla sorumluluk ve zorluk yüklenir. Chic by Nicole’den Nicole-Natassha Goulding, “Destinasyon düğün planlayıcıları normalde hizmet verdikleri ülkelerin ve bölgelerin geleneklerine, diline ve özelliklerine aşinadır ve planlama yaparken kültürel farklılıklarla başa çıkma konusunda yeteneklidir” diyor. “Örneğin, Avrupa ülkeleri çok daha yavaş bir tempoya ve satıcılardan gelen yanıtlar için daha uzun dönüş sürelerine sahip olabilir ve bazı bölgelerin Kuzey Amerika ile aynı çiçek ve kiralama seçeneklerine erişimi yoktur. Aynı anda birden fazla saat diliminde çalışma konusunda da uzmanız.”

Destinasyon düğün planlayıcıları, aksi takdirde gözden kaçırabileceğiniz görevlerde de size liderlik edecektir. Önde gelen destinasyon düğün planlamacısı Kimiko Hosaki, “Ayrıntılara takıntılıyım – lojistik ayrıntılar, stil ayrıntıları, bir çatalın yerleştirilmesine kadar en küçük ayrıntılar,” diyor. “Zaman çizelgeleri ve oturma planları benim için mükemmel olana kadar saatlerce üzerinde düşünmeyi sevdiğim ve herkes için en keyifli deneyimi sağlayan stratejik bulmacalardır.”

Destinasyon Düğün Planlayıcısının Maliyeti Ne Kadardır?

Bir destinasyon düğün planlayıcısının maliyeti, sağlanan planlama hizmetlerine, düğünün yapılacağı yere ve konuk sayısına göre değişir. Hizmetlerinin bir parçası olarak etkinlik tasarımı sağlayan birinci sınıf bir düğün planlayıcısı genellikle düğün bütçenizin en az yüzde 20’sini talep edecektir. Bu ücrete, düğün gününü veya düğün öncesi diğer faaliyetlerinizi gerçekleştirmek için gerekli olabilecek ek işçilik veya seyahat masrafları dahil değildir. Goulding, “Çoğu destinasyon planlayıcısı, düğün hafta sonunun yanı sıra saha ziyaretleri için seyahat ve konaklama masraflarının karşılanmasını talep eder” diyor. “Diğer yaygın ücretler, ekibe bağlı olarak seyahat sırasında günlük harcırahı da içerebilir.”

Destinasyon Düğün Planlayıcısı Ne Yapar?

Geleneksel düğün planlama görevlerine ek olarak, destinasyon düğün planlamacılarının genellikle sorumlu olduğu ortak görevlerin bir listesi aşağıda verilmiştir:

• Yasalar, gerekli izinler ve evlilik ruhsatı gereklilikleri hakkında bilgi ve yerel araştırmalarına dayanarak rehberlik sağlamak.
• Konuk sayınıza, bütçenize ve vizyonunuza en uygun satıcıları ve mekanı seçmenizi sağlamak.
• İhtiyaçlarınıza ve isteklerinize göre gerçekçi bir bütçe oluşturmanıza yardımcı olurlar. Nerelerde kesinti yapabileceğiniz ve nelerin savurganlığa değeceği konusunda önerilerde bulunabilirler.
• Sizin ve misafirlerinizin seyahati güvenle planlamasına yardımcı olmak için seyahat rehberliği ve tavsiyeleri sunun.
• Yağmur ve diğer öngörülemeyen aksaklıklar için beklenmedik durum planları oluşturun.
• Satıcılar ve mekan ile koordinasyon, zaman çizelgesi yönetimi ve aile yönetimi.
• LCV’leri ve konuk listelerini yönetir.
• Çiçekçi, ses ve ışık ekipmanı kiralama, saç ve makyaj için önerilerde bulunur.
• İkram ekibini müzakere eder, iletişim kurar ve yönetir.

Destinasyon Düğün Planlayıcısının Düğün Yerinde Olması Gerekir mi?

Bir destinasyonda yaşayan ve öncelikli olarak orada çalışan bir düğün planlayıcısıyla çalışabileceğiniz gibi, uzaktan çalışan pek çok inanılmaz profesyonel de vardır. Goulding, hangisinin işe alınacağına karar vermenin çiftin kişisel kararı olduğunu paylaşıyor. “Destinasyon planlamacıları normalde ekiplerinin fiziksel olarak yerleşik olabileceği bölgelerin dışındaki düğünleri planlama konusunda uzmanlaşmıştır. Uzmanlığımız, ağımız ve bağlantılarımız sayesinde planlama süreci ve hizmet, yerel bölgelerde yerleşik biriyle yapılan planlamayla aynı olmalıdır” diyor. “Ekibimizin düğün planlama hizmeti sunduğumuz bölgelerde bulunan serbest çalışanları ve planlama ortakları var – planlama sırasında her zaman ‘sahada botlar’ var.”

Goulding, daha önce belirli bir mekanla hiç çalışmamış bir destinasyon düğün planlamacısıyla çalışmakta bir sorun olmadığını söylüyor, ancak en azından bölgede deneyimi olan bir profesyonelle çalışmayı tavsiye ediyor. “Bir mekan genellikle bir mekandır ve yetenekli bir planlamacı işletmede detaylı saha ziyaretleri yaparak planlamayı yönlendirebilir” diye açıklıyor. “Mekanlar bence biraz daha zor. Bir ülkede bulunmuş olmak planlama yaparken planlama ekibine kesinlikle avantaj sağlar.”

Kimiko, çiftlerin destinasyon düğün planlamacılarına kutlamadan önce bölgeyi ziyaret ettirmelerini tavsiye ediyor. “Daha önce gitmediğim bir mekanda planlama yaparken, mekanı bizzat incelemeyi ya da yıllardır benimle çalışan ve nelere dikkat ettiğimi bilen güvenilir ekip üyelerimden birini göndermeyi tercih ediyorum,” diye paylaşıyor. “Yıllar içinde öğrendim ki başarılı bir düğün için mekanı, zorluklarını ve düğün günü nasıl işleyeceğini anlayabilmek gerekiyor.”

Destinasyon Düğün Planlayıcısı Nasıl Bulunur?

Destinasyon düğün planlayıcısı arayışınıza nereden başlayacağınızdan emin değil misiniz? İşte mükemmel planlama ortağınızı bulmak için bazı basit, yararlı ipuçları.

Mekandan Tavsiyeler İsteyin

Belirli bir düğün mekanını gözünüze kestirdiyseniz, müşteri hizmetleri, tedarikçi yönetimi, organizasyon ve profesyonelliklerine göre en sevdikleri planlamacıların kimler olduğunu sorun. Bu ilişkiler, planlama konusundaki iletişim düzeyini güçlendirmeye yardımcı olabilir.

Sosyal Medyaya Bakın

Sosyal medyada en sevdiğiniz düğün fotoğraflarından bazılarını bulun ve bunları kimin tasarladığını ve koordine ettiğini görün. Ayrıca gideceğiniz yerde çalışan düğün fotoğrafçılarına bakmak da iyi olacaktır çünkü onların fotoğrafları planlayıcının tarzını gösterecektir.

Referansları Okuyun

Diğer çiftlerin planlayıcıları hakkında neler söylediklerini görmek her zaman iyi bir fikirdir. Planlayıcınızla bağlantı kurabileceğinizden ve onlara güvenebileceğinizden emin olmak isteyeceksiniz. Ayrıca ağınıza ulaşmalı ve tanıdığınız herhangi birinin şahsen harika bir destinasyon düğün planlayıcısı ile çalışıp çalışmadığını görmelisiniz.

Bir Görüşme Planlayın

Planlamacı ile düğününüz için vizyonunuzun ne olduğu konusunda açık bir konuşma yapın. Pek çok kişi güzel görünen bir düğün hazırlayabilir, ancak siz aynı zamanda arabuluculuk yapabilecek ve sorunları yerinde çözebilecek bir planlama ekibi de istersiniz. Kaç düğün yaptıklarını ve planladıkları bir düğünde işlerin ne zaman ters gittiğine dair bir hikaye anlatmalarını isteyin. Goulding şöyle ekliyor: “Çiftler genellikle ekibin ilgilenebilecekleri mekân konusunda ne kadar rahat olduğunu sormalıdır. Ayrıca, seyahat düzenlemeleri konusunda yardım ve belirli yerler ve ülkeler için gereken ortalama bütçe hakkında bilgi almak, düğünü nerede yapacaklarına karar vermelerinde onlara yardımcı olabilir.”