Nihai Açık Hava Düğün Planlama Kontrol Listesi ve Zaman Çizelgesi

Bir açık hava düğününü planlamak, kapalı veya çok alanlı bir etkinlikle aynı temel taslağı takip etse de, açık hava etkinlikleri benzersiz bir dizi zorlukla birlikte gelir. Kötü hava koşulları, mevsimsiz sıcak güneş ışığı, engebeli arazi ve rustik yerler arasında çiftler, planlamacılar ve satıcılar genellikle dış mekan unsurlarının güzel bir kutlamanın önüne geçmemesini sağlamak için biraz daha fazla zaman ayırmak zorundadır. Yani, bu tür bir etkinliğe ev sahipliği yaparken hazırlık yapmanın yanı sıra ayrıntılara da çok dikkat etmek gerekir.

Neyse ki, açık hava düğününüzü sorunsuz bir şekilde planlayabilmeniz için ilk ayak işlerini sizin için yaptık. LB Events Planning and Design’dan planlamacı Kiersten Rooney (ve ekibi) ile planlamacı Kelly McWilliams’tan, güç kaynaklarının sağlanmasından pastanızın erimemesine, yolların aydınlatılmasına ve kabarık saçlarınızın şık kalmasına (rüzgarda uçuşmamasına) kadar, açık havada kutlamanızın sorunsuz geçmesini sağlayacak yapılacaklar listesini paylaşmalarını istedik. İşte uzmanların bilmenizi istediği her şey.

12 Ay Sonra

Büyük güne bir yıl kala, diğer düğün planlama görevlerinin yanı sıra düğün tarihiniz, mekanınız ve yemek şirketiniz gibi etkinliğiniz için önemli olan ana ayrıntıları sonuçlandırmaya odaklanmalısınız.

Bir Mevsim Seçin

Düğün tarihinizi belirlemek, listenizden çıkarmanız gereken ilk görevlerden biridir ve etkinliğinizin herhangi bir bölümünü açık havada gerçekleştirmeyi umuyorsanız, sadece ayı değil mevsimi de dikkatlice düşünün. Rooney, “Dikkate alınması gereken tek hava koşulu yağmur değildir,” diye açıklıyor. Sıcak yazlar, fırtınalı sonbaharlar, nemli ilkbaharlar gibi her türlü hava koşulunu ve bulunduğunuz yer için tipik olanları düşünün, ardından açık hava kutlamanız için en uygun iklime sahip olabileceğiniz zamana göre bir tarih seçin.

Zaman Çizelgenizi Belirleyin

Bir mevsim onaylandıktan sonra, Rooney’nin ekibi açık havada yapılacak bir kutlama için kesin bir tarih belirlerken ilk olarak yerel gün batımı saatine bakıyor ve bu da düğün günü zaman çizelgesinin geri kalanı için bir dayanak noktası oluşturuyor. “Sadece bir saatliğine kullanılacak bir alanı aydınlatma ihtiyacını ortadan kaldırmak için genellikle kokteyl saatimizin gündüz saatlerinde olmasını isteriz; öğleden sonradan akşama süper büyülü bir geçiş için genellikle konuklarımızın resepsiyon alanına alacakaranlıkta girmesini isteriz” diyor. “Gün batımı saatlerinin yıl boyunca değiştiğini unutmayın; düğününüz yaz saati uygulamasından önce mi yoksa sonra mı olacak?”

Uyarlanabilir Bir Mekan Sağlayın

Bir açık hava düğünü planlamak, planlarda son dakika değişikliklerine uyum sağlayabilecek bir mekan gerektirir. “Eğer sadece açık havada bir mekana bakıyorsak, yağmur planını en baştan düşünmelisiniz. Yağmur ya da sert hava koşullarının öngörülmesi halinde mekanınızın çadır kurma ya da dönme kapasitesine sahip olduğundan emin olun,” diyor Rooney. “Planlayıcınız ve kiralama şirketinizle, kesinlikle ihtiyacınız olması halinde ne tür çadırların mevcut olduğu, müsaitlik durumunun nasıl olduğu ve en geç ne zaman eklenebileceği veya iptal edilebileceği hakkında konuşun.”

Bir Yemek Şirketi Seçin

Yemek şirketinin mevcut bir mutfak olmadan yemek hazırlaması gereken, tamamen açık bir alanda düğün yapacaklar için, ilgili deneyime, menülere ve araçlara sahip bir şirket arayın. Rooney, “Yemek kamyonu gibi kendi kendine yetebilen bir mutfağa sahip olup olmadıklarını veya bir build-out mutfakta (kiralanan, getirilen ve sadece büyük gününüz için sıfırdan inşa edilen bir mutfak) çalışma deneyimine sahip olup olmadıklarını sorun” tavsiyesinde bulunuyor. “Ne tür yemek hizmetleri sunduklarını sorun: Dışarıda tabakta yemek, aile tarzı yemek ve açık büfe tarzı yemek yapma deneyimleri var mı? Özellikle açık havada açık ızgara veya barbekü gibi pişirme stillerinde uzmanlaşmışlar mı?”

Dahası, aklınızda belirli bir menü varsa, hazırlığın ekipmanlarıyla yapılıp yapılamayacağını öğrenin. “Sizi açık hava etkinlikleri için en iyi menü öğelerine yönlendirebilirler. Örneğin, kızarmış veya dondurulmuş ürünler dışarıda nadiren iyi sonuç verir. Temel olarak tüm yiyeceklerin açık havada iyi olmayacağını bilin,” diye açıklıyor McWilliams.

Etkinliğin Eğlencesini Hayal Edin

Bir açık hava düğünü, yıldızların altında resmi, yemekli bir düğün ya da arka bahçede rahat bir barbekü olabilir; aklınızda ne olduğunu bilmek, eğlencenizi seçmenin anahtarıdır. “Gününüzün havasını tanımlayın: Rahat mı yoksa şık mı?” diye soruyor Rooney. “Bu, çim oyunları veya canlı müzisyenler (ya da her ikisi!) arasında karar verirken seçeneklerinizi daraltacaktır. Monogramınızla özel mısır deliği tahtaları hayal edin veya kokteyl saatinde çalacak canlı bir müzik grubu araştırın. Havai fişekler bütçenizde var mı? Resepsiyonunuzda sessiz bir disko mu istiyorsunuz? Eğlenceyi, konukları gününüzün eğlencesine ve güzelliğine dahil etmenin bir yolu olarak düşünün.”

Bir Estetik Belirleyin

Seçtiğiniz açık alanın, bahçelerle uyumlu çiçeklerden yakındaki mimari detaylara atıfta bulunan bir gelinliğe kadar tasarım kararlarınızın geri kalanını nasıl tamamlayacağını ve ilham vereceğini düşünün. Rooney, “Dış mekanınız ya tamamen boş bir sayfa olacak (geniş açık çimleri düşünün) ya da düğün markanızın tonunu belirlemeye ve geliştirmeye yardımcı olacak çevre düzenlemesine/binalara sahip olacak” diyor. “Örneğin, resepsiyonunuz bir İspanyol malikanesinin arka bahçesinde gerçekleşecekse, tasarım estetiğinizin bu İspanyol tarzıyla uyumlu olduğundan emin olun.”

6 ila 8 Ay Sonra

Düğününüz yaklaşmaya başladıkça, büyük gününüzün daha detay odaklı lojistiğine kilitlenmeniz önemlidir.

Lojistiği Planlayın

Altı ile sekiz ay arasında, düğününüzü açık havada gerçekleştirmenin tüm pratik lojistiğine katılmanız gerekecek; yemek kurulumları; hem mekanınızın sağlayabileceği hem de satıcılarınızın ihtiyaç duyduğu güç ihtiyaçları; sosyal alanlar, yürüyüş yolları ve geçiş alanları için aydınlatma; ve tuvaletler (elektrik ve su gerektirir). Bu, grubun uzatma kabloları için gerekli uzunluktan, yemek şirketlerinin şampanyanızı nasıl soğuk tutacağına kadar her şeyi planlamak anlamına gelir. McWilliams, “Dış mekan gereksinimleri için tedarikçi sözleşmelerinizi kontrol edin” diyor. “Çoğu tedarikçinin açık havada çalışmak için koyduğu şartlar vardır. Bunlar arasında güneşten korunmak için gölge sağlamak, yağmur durumunda muşamba kullanmak ya da sahildeyseniz zemin kaplaması yapmak gibi şeyler olabilir.”

Ayrıca kutlamanızı hayata geçirmek için ihtiyaç duyabileceğiniz kiralamalara da karar vermeniz önerilir. Rooney, “Açık hava çadırı veya tepe ışıkları gibi kiralık yapıları getirmek, resepsiyon alanınızı tanımlamanıza yardımcı olacak ve ambiyans katacaktır!” diyor. “Açık hava düğün alanınızın net ve tanımlı olması lojistik ve estetik açıdan önemlidir. Bu büyük kiralık unsurlar tasarımda da büyük etkiler yaratacaktır.”

Bir Arka Plan Düşünün

Tören ve resepsiyonunuzun odak noktalarının nerede olmasını istediğinize ve bunları vurgulamak için bir kemere veya başka bir fona ihtiyacınız olup olmadığına karar verin. Rooney, “Arazide göz alıcı bir manzara varsa (dağ manzarası, göl/gölet vb.), bunu tören zemini olarak kullanmayı veya baş masanızı arka plan olarak bu şekilde yerleştirmeyi düşünün” diyor. “Doğal güzelliklerden faydalanın ve ardından ekstra bir canlılık ve özelleştirilmiş bir kişilik için kiralama ve/veya çiçek kullanın!”

Davetiyelerinizi Tamamlayın

Davetiyelerinizi bitirip gönderirken, açık hava düğününüzle ilgili önemli kıyafet detaylarını da ekleyin; örneğin konukların serin akşamlara veya çimlerin üzerinde yürümeye hazırlıklı olmaları gerekip gerekmediği gibi. Rooney, “Bu, kıyafet bölümüne akıllıca bir şekilde dahil edilebilir – örneğin, ‘Garden Formal’ diyebilirsiniz – veya bir detay kartında daha da doğrudan olabilir, konuklardan bir şal getirmelerini veya yıldızların altında veya çimlerin üzerinde bir resepsiyon için uygun ayakkabılar giymelerini isteyebilirsiniz” diyor. “Bir düğün web sitesinde geçmiş sıcaklık ortalamalarını veya daha açık mekan ayrıntılarını ekleyerek daha da spesifik olabilirsiniz.”

Sahne ve Dans Pisti Siparişi Verin

Akşam eğlenceniz bir müzik grubu veya DJ eşliğinde olacaksa, müzisyenler için bir sahne ve konuklarınız için bir dans pisti kurarak partiye hazırlanın. Gürültü yönetmeliklerini ve sokağa çıkma yasaklarını da kontrol edin, böylece tüm gece sürecek eğlencenizin yerel kurallara uygun olduğundan emin olabilirsiniz.

3 Ay Sonra

Üç ay mı kaldı? İşte uzmanların yapmanızı önerdiği şeyler.

Menüyü Son Haline Getirin

Düğününüzün açık hava ortamına uygun mevsimsel odaklı bir dizi meze, ara sıcak ve içecek seçin. Rooney, “Genel olarak, risotto ve dana bourguignon gibi daha ağır yiyecekler biraz daha soğuk havalar için daha iyi olurken, daha hafif yiyecekler yaz aylarında daha iyi sonuç verir – ton balığı tartarı ve gevrek, serin bir karpuz salatası düşünün” diyor. “Hava soğuksa, çivili elma şarabı imza içeceği, sıcak domates çorbası ile mini ızgara peynir uygulaması veya hatta akşam yemeğinden sonra bir s’mores istasyonu gibi rahat bir şeyler yapmayı düşünün. Hava sıcaksa, konuklarınızı serinletmek için bir buzlu şeker veya kar konisi istasyonu düşünün.”

Bu aynı zamanda yemek düzeninizin kubbeler, buz tepsileri ve gölgeliklerle ısıdan, böceklerden ve rüzgârdan korunacağını teyit etmenin de zamanıdır. Rooney, “Yiyecekler asla doğrudan güneş altında bırakılmamalıdır ve buna muhteşem düğün pastanız da dahildir” diyor. “O katmanlardan herhangi birinin eridiğini görmek istemeyiz!”

Tabela Tasarlayın ve Sipariş Edin

Kapalı bir mekanda mevcut tabelalar (ve kaybolmak için sınırlı sayıda yol) olsa da, açık bir mekanda tabela sadece estetik bir ayrıntı değil, pratik bir ihtiyaçtır. Rooney, “Lojistik açıdan, özellikle de düğününüzün tüm bölümleri aynı alanda değilse, konukları bir açık hava mekanında net bir şekilde yönlendirmek önemlidir” diyor. “Bundan her zaman eğlenceli bir tasarım anı olarak yararlanabilirsiniz: Törenden kokteyl saatine kadar yol göstermek için özelleştirilmiş bir ‘Düğünümüze Hoş Geldiniz’ tabelası eklemek, düğün markanızı geliştirmenin harika bir yoludur.”

Masa Üstünüzü Hava Koşullarına Karşı Koruyun

Rooney, masa örtülerinizi, orta süslemelerinizi ve yer ayarlarınızı tasarlarken “Her zaman yılın zamanını ve hava durumunu göz önünde bulundurun” diyor. “Uzun konik mumlar rüzgarda devrilebilir veya büyük çiçek ağırlıklı çiçek aranjmanları sıcakta/soğukta iyi sonuç vermeyebilir. Tasarım estetiğinizin de çevrenizle uyumlu olduğundan ve doğal unsurlarla anlam kazandığından emin olun.”

1 Ay Sonra

Düğününüz yaklaştığına göre, tüm lojistik işlemlerinizi tamamlamış ya da tamamlamak üzere olmalısınız. Ancak, bir ay kala “Evet” demeye hazırlanırken aklınızda bulundurmanız gereken birkaç şey var.

Sıcağa ve Soğuğa Hazır Olun

Hava durumu ve havanın mevsim normallerinin dışında sıcak ya da soğuk olup olmayacağı hakkında daha iyi bir fikre sahip olduktan sonra, son dakika konuk konfor öğelerini tedarik etmenin tam zamanıdır: masaların ve barın yanına yerleştirilecek ısıtıcılar, tören sırasında gölge oluşturmak için şemsiyeler, sıcak öğleden sonraları için serin havlular veya küçük sisleyiciler. Rooney, “Bu düşünceli dokunuşlar konukların konforunu bir üst seviyeye taşımaya gerçekten yardımcı oluyor” diyor.

Böcekleri Uzak Tutun

Yemek şirketinizin örtüler veya sitronella mumlarıyla yiyecekleri karıncalar ve sineklerden korumaya hazır olması gerekse de, düğününüzden önce ilaçlama yapmayı planlayıp planlamadıklarını görmek için mekanınıza danışın. Rooney’e göre, “Bazı mekanlar haşereleri engellemeye yardımcı olmak için bir ilaçlama hizmeti önerebilir – genellikle herhangi bir toplu ilaçlama düğün gününüzden bir ila iki ay sonra yapılmalıdır.”

Hava Durumuna Dikkat Edin

Ay sonuna doğru hava tahminleri daha güvenilir hale gelecektir. “10 gün sonrası, hava durumuna gerçekten dikkat etmeye başlamanız gereken zamandır. Eğer hava durumunda ciddi değişiklikler olduysa, B planınızı devreye sokacağınız zamandır” diyor Rooney. “Bir B planına geçiyorsanız, çadırın yanı sıra zemini de düşünmeniz önemlidir. Çok fazla su varsa ve resepsiyon çimenlik bir alandaysa, tüm resepsiyonun çamurla dolmaması için muhtemelen bir alt zemin eklemeniz gerekecektir.”

Düğünden Önceki Gece ve Düğün Sabahı

Tebrikler, düğün gününüze ulaştınız! Şimdiye kadar tüm kontrol listesi öğeleriniz tamamlanmış olmalı ve hayatınızın aşkıyla evlenmek düşündüğünüz tek görev olmalı. Bununla birlikte, kimse koridorda yürümeye başlamadan önce sizin ve/veya planlayıcınızın aşağıdaki görevleri tamamladığından emin olun.

Karşılama İstasyonunuzu Hazırlayın

Düğününüzden bir gece önce battaniyeleri sarın, serinletici sprey şişelerini doldurun ve konuklarınızın tören ve resepsiyon sırasında kullanması için diğer olmazsa olmazları düzenleyin. Rooney, “Böcek spreyi, güneş kremi ve vantilatör gibi satın aldığınız ekstra malzemeleri sepetlere koyun” diyor.

McWilliams ekliyor: “Eğer kum varsa, ayakkabılarınızı giymeden önce ayaklarınızı kumdan arındırmak için boya fırçaları bulundurun. El vantilatörleri ve şemsiyeler sıcak hava etkinlikleri için bir zorunluluktur, ancak en önemlisi konuklarınızın susuz kalmaması için soğuk sudur.”

Rüzgara Karşı Durun

Düğün gününüz fırtınalı geçerse, resepsiyon masası tabelalarınızın güvenli olduğundan emin olun. Rooney, “Masa numaraları, menüler ve büfe etiketleri gibi tüm etiketlerin ve yiyecek açıklamalarının sergilenmek için sağlam bir yolu olup olmadığını ve küçük bir rüzgarla uçup gitmeyeceğini belirleyin” diyor. “Bu etiketlerin korunacağı tutucular veya çerçeveler kullanmayı düşünün.”

Şemsiye Ekleyin

Sağanak yağmurlu bir güne uyanırsanız, alanınızın her yerine şemsiyeler yerleştirin. McWilliams, “Sadece etkinliğinizin yapıldığı yere değil, konuklarınızın bırakıldığı ve bir sonraki alana (veya tuvalete) gitmek için ayrılmaları gereken yerlere de şemsiye yerleştirin” diye ekliyor.

Güzellik Uzmanlarınızı Arayın

Sıcak günler için el çantanıza fazladan ruj, kurutma kağıtları ve serinletici mendiller koymanız gerekse de, açık hava gelinleri saç ve makyaj sanatçılarını da etkinlik boyunca yanlarında bulundurmalıdır. McWilliams, “Açık havada olmak, mükemmel görünümünüzü nem ve güçlü esintiler nedeniyle kaybetme sürecini hızlandırır” diyor.