Düğün Planlayıcısı mı Tutuyorsunuz? İşte İşleri Resmileştirmeden Önce Sormanız Gereken 35 Soru

Bir düğün planlamak çok fazla iş gerektirebilir. Bir mekanı güvence altına almak, menüyü, çiçekleri, müziği ve fotoğrafçıyı belirlemek, son dakika aksaklıklarıyla uğraşmak ve herkesin LCV verdiğinden emin olmak arasında, “Evet” demeye hazırlanırken yapılması gereken oldukça fazla şey vardır. Bu nedenle çiftlerin hayallerindeki günü organize etme zamanı geldiğinde bir düğün planlayıcısı tutmaları önerilir. Ama bir sorun var: Google’da bulduğunuz ilk planlamacıyı körü körüne işe alamazsınız ve işleri resmiyete dökmeden önce olası planlamacılarla görüşmeniz şiddetle tavsiye edilir.

Just Elope’un kurucusu ve düğün uzmanı Jennifer Allen, “Potansiyel planlamacınızla daha derin bir düzeyde bağlantı kurmak çok önemlidir – hayatınızın en önemli günlerinden birinin ayrılmaz bir parçası olacaklar!” diyor. “Vizyonunuzu kavradıklarından, bunu kusursuz bir şekilde gerçekleştirecek uzmanlığa sahip olduklarından ve ikinizin birlikte iyi bir uyum yakaladığınızdan emin olmak çok önemlidir. Güçlü bir kişisel bağ, profesyonel becerileri kadar hayati önem taşır.” Etkinlik planlayıcısı ve Forbes Functions’ın kurucusu Cameron Forbes, görüşme sürecinde planlayıcınıza özel sorular sormanızın “vizyonunuzla uyumlu, deneyimli ve güvenilir bir düğün planlayıcısı seçmenize” yardımcı olacağını da ekliyor. Planlayıcınızla güçlü bir bağ kurmak ve süreci erkenden başlatmak, tüm taraflar için daha sorunsuz, daha keyifli bir düğün planlama deneyimi sağlar!”

Aşağıda, işe almadan önce tüm potansiyel düğün planlamacılarına sormanız gereken ve deneyimleri, planlama süreçleri, fiyatlandırma ve düğün günü görevleri hakkında çeşitli soruları içeren 35 soruyu not alın.

Temel Düğün Planlayıcısı Soruları

İşte büyük gününüz için düğün planlayıcılarıyla görüşürken her zaman sormanız gereken sorular.

Düğün tarihimde müsait misiniz?

Bu sorulması gereken en önemli sorudur. Tarihinizi belirlediyseniz, planlayıcının o gün fiziksel olarak orada bulunabileceğinden veya başka birini bulabileceğinden emin olun.

Ne tür hizmetler sunuyorsunuz? (örn. bir aylık koordinasyon, tam planlama veya kısmi planlama)

Düğün planlaması herkese uyan tek bir iş değildir. Bazı planlamacılar her şeyi yaparken, diğerleri yalnızca temel konuları ele alır. Yaptıkları işin tam kapsamını ve sizin düğün ihtiyaçlarınızla nasıl karşılaştırılacağını bilmek, mükemmel bir eşleşme bulmanıza yardımcı olacaktır. “Tam olarak ne yapıyorlar? Sadece düğün günü koordinasyonunu mu üstleniyorlar yoksa planlama aşamasından son dansa kadar dahil oluyorlar mı? Bu, beklentilerin net bir şekilde belirlenmesine yardımcı olur,” diyor etkinlik planlama şirketi Wolfer & Co’nun kurucusu Jamie Wolfer.

Ne kadar süredir düğün planlamacısısınız?

Ne kadar uzun süredir bu işin içindeyseler, o kadar fazla deneyime sahipler demektir. Daha az deneyimli biriyle çalışmakta bir sakınca yoktur, ancak strese girme eğilimindeyseniz, her şeyi yaşamış deneyimli bir profesyonel ile çalışmak iyi bir fikir olabilir.

Tercih ettiğim tarih boyunca kaç düğün üzerinde çalışacaksınız?

Bir planlamacının aynı anda birkaç düğün üzerinde çalışması normal olsa da, nikahınıza yeterli zaman ayıramayacak kadar aşırı genişlemiş birini istemezsiniz. Düğün planlayıcısı Emily Coyne, “Her yıl kaç düğün üstlendiklerini ve her düğüne kaç saat zaman ayırdıklarını sorun” diyor. “Düğün planlamacısı olmak için giriş engeli olmadığından, ‘tam hizmet’ planlamasının farklı planlamacılar için farklı anlamlara geldiğini göreceksiniz.”

Coyne şöyle devam ediyor: “Bir planlamacı yılda 30 düğünle ilgilendiği için tam hizmet müşterisine yalnızca 50 saat ayırabilirken, bir diğeri her müşteriye 500 saatten fazla zaman ayırabilir ve yılda yalnızca yarım düzine düğünle ilgilenebilir.”

Deneyim ve Uzmanlık Düğün Planlayıcısı Soruları

Bu sorular, bir düğün planlayıcısının beceri düzeyini ve profesyonel uzmanlığını daha iyi anlamanızı sağlayacaktır.

Kaç düğün planladınız?

Bir düğün planlayıcısının deneyimini tam olarak anlamak için ne kadar süredir bu işi yaptıklarını ve kaç düğün planladıklarını bilmek faydalı olacaktır. Düğün planlama şirketi Aisle Less Traveled’ın kurucusu Cindy Savage, “Bu sorunun her iki tarafını da sormanın önemli olduğunu düşünüyorum çünkü 10 yıldır piyasada olan ve yılda bir ya da iki düğün planlayan bir planlamacının deneyimi, beş yıldır piyasada olan ve yılda 20 düğün planlayan bir planlamacıdan çok farklıdır” diyor. “Genel olarak, bir planlamacıyı yaklaşık 50 düğünden sonra deneyimli, yaklaşık 100 düğünden sonra ise uzman olarak kabul edebilirsiniz.”

Tercih ettiğim mekanda daha önce çalıştınız mı?

Forbes, “Eğer bir planlamacı sizin özel düğün türünüzle (arka bahçe, mikro düğün, kültürel, temalı, destinasyon) ilgili deneyime sahipse ve mekanınızı tanıyorsa, zorlukları ve özel ihtiyaçları daha iyi tahmin edebilir” diyor. “Bu da özel tavsiyeler sunabilecekleri, lojistik sorunları öngörebilecekleri ve tüm kültürel veya özel gereksinimleri karşılayabilecekleri anlamına gelir.”

Şirketinizin değerleri nelerdir ve bunlar sizi diğer planlamacılardan nasıl ayırır?

Görüştüğünüz her planlamacının net bir misyon beyanı olmalı ve değerlerini sizinle paylaşabilmelidir; bu özellikle kapsayıcılığa önem veren çiftler için önemlidir. “Yıl 2024 olmasına ve evlilik eşitliği yaklaşık on yıldır ABD genelinde yasa olmasına rağmen, LGBTQ+ çiftler hala düğün sektöründe ayrımcılıkla karşılaşıyor ve birçok satıcı onlarla çalışmayı reddetmeye devam ediyor. Her potansiyel satıcıya açılmak zorunda kalmak ve kabul edilmeyi ya da evlenmeye layık görülmeyi ummak yıkıcı ve sıkıcı olabilir,” diyor Savage. “Kapsayıcı bir düğün planlayıcısı tutmak bu damgayı silebilir çünkü çiftlerimiz için tüm açılma işlemlerini biz yapacağız ve önerdiğimiz herhangi bir satıcının onların ilişkilerini ve düğünlerini coşkuyla destekleyeceğinden emin olmak için tüm incelemeleri yapacağız.”

Savage, LGBTQ+ konukları olan heteroseksüel çiftler için kapsayıcı bir planlamacının, düğün partisi için kıyafet kuralları, tüm cinsiyetlere uygun tuvaletler, jartiyer atma gibi cinsiyetçi geleneklerin atlanması ve satıcıların tüm zamir setlerini kullanmasını sağlamak gibi herkesin düğünde harika vakit geçirmesini sağlayacağını ekliyor.

Destinasyon düğünleri planlıyor musunuz (varsa)?

Bazı planlamacılar bir destinasyon düğünü planlamaktan heyecan duyarken, diğerleri için bu kapsam dışı bir talep olabilir. İtalya veya Meksika’da evlenmek istiyorsanız, sorduğunuz ilk sorulardan birinin bu olduğundan emin olun.

Ekibinizde kaç kişi var? Kaç kişi benim düğünüm için çalışacak?

Planlayıcınız tek başına mı çalışıyor yoksa etkinlikler üzerinde çalışan tam bir personeli var mı? Ekipleri ve düzenli olarak kimlerle çalışacağınız hakkında genel bir fikir edinmenin yanı sıra düğün gününüzde sahada kimlerin olacağına dair bir fikir edinin. Savage, “Düğünler çok sayıda hareketli parçaya sahiptir -genellikle aynı mekan içinde birden fazla yer veya birden fazla alan vardır- ve tek bir planlamacıyla her şeye hakim olmak neredeyse imkansızdır,” diyor. “Birden fazla sezondur onlarla birlikte olan bir ekibe sahip olmak, ekiplerinin düğününüzü kendileriyle aynı şekilde yönetmek için iyi eğitilmiş olması anlamına gelir.”

Uygulamak istemediğiniz düğün fikirleri var mı?

Bazı planlamacıların ne tür düğünler yapacaklarına dair kuralları vardır. Fikrinizi reddettiklerinde hayal kırıklığına uğramamak için kapsamlarında neler olduğuna dair bir fikir edinmek iyi olacaktır.

Süreç ve Zaman Çizelgesi Düğün Planlayıcısı Soruları

Müstakbel planlamacınızın nasıl çalışmayı sevdiği ve bunun sizin kişisel olarak görevleri yönetme şeklinizle uyuşup uyuşmadığı hakkında daha iyi bir fikir edinmek için bu soruları sorun.

Planlama sürecinizi bana anlatabilir misiniz?

Savage, “Her çift düğün günlerinin sorunsuz geçmesini ister, bu nedenle bir planlamacının deneyimi ve süreci hakkında bilgi edinmek için zaman ayırmak, bu sonucu elde etmek için büyük önem taşır” diyor. Bu, önünüze çıkan her şeyin üstesinden gelme becerileri konusunda kendinizi daha güvende hissetmenize yardımcı olacaktır.

Bir düğünü planlamak için tipik zaman çizelgeniz nedir?

Allen’a göre çiftler düğün planlayıcılarıyla görüşmeye büyük günden yaklaşık 10 ila 15 ay önce başlamalıdır. Bu, onların “vizyonunuzu tam olarak anlamalarına, mekanlar ve satıcılar önermelerine, sözleşmeleri ve lojistiği ele almalarına ve her şeyi yolunda ve düzenli tutmalarına” olanak tanır. Ayrıca, siz ve eşiniz koridorda yürümeden önce her şeyin ne zaman yapılması gerektiğine dair kapsamlı bir zaman çizelgesi oluşturmalarına da olanak tanıyacaktır.

Düğünün çeşitli yönleri hakkında benden ne zaman karar almanız gerekecek?

Planlayıcınızın sizden ne beklediğini bilmek de önemlidir, özellikle de çok önemli son tarihler söz konusu olduğunda.

Davetiyeler, konuk listesi koordinasyonu ve LCV’lerle siz mi ilgileneceksiniz?

Bazı çiftler bu işleri kendi başlarına halletmeyi tercih ederken, bazıları da LCV’lerin peşinden koşmak zorunda kalmamak için bu işi planlamacılarına devretmeyi tercih eder. Bu uğraşmak istediğiniz bir şey değilse, sorun!

Varış ve teslim alma zamanları da dahil olmak üzere satıcı teslimatını ve kurulumunu koordine ediyor musunuz?

Bu büyük bir sorudur, özellikle de çok sayıda farklı tedarikçiyle çalışıyorsanız. Bu genellikle bir planlayıcının görev listesine girse de, daha sonra hazırlıksız yakalanmadığınızdan emin olmak için önceden sorduğunuzdan emin olun.

Fiyatlandırma, Bütçe ve Sözleşme Düğün Planlayıcısı Soruları

Bu sorular, tüm mali yükümlülükler hakkında önceden net bir fikre sahip olmanızı sağlayacaktır.

Fiyatlandırma yapınız nedir?

Düğünler pahalıdır, bu nedenle düğün planlayıcınızla çalışmaya başlamadan önce onun fiyatlandırma yapısını bildiğinizden emin olun.

Bilmem gereken ek ücretler var mı?

Son fatura karşısında şok olmamak için düğün planlayıcısıyla görüşürken tüm olası ücretleri sorun; paket fiyatlarına nelerin dahil olmadığını bilmek de önemlidir. Allen, “Sürprizlerden kaçınmak için sınırlamaları önceden bilin” tavsiyesinde bulunuyor.

Tüm hizmetleri ve maliyetleri özetleyen ayrıntılı bir sözleşme sağlayabilir misiniz?

Her şeyi yazılı olarak aldığınızdan emin olun. Planlamacıdan hoşlansanız ve ona güvenseniz bile, büyük günde veya sonrasında sürprizlerle karşılaşmamak için her şeyin listelenmiş olmasını isteyeceksiniz.

Hizmet verdiğiniz müşteri kitlesi için ortalama bütçe nedir?

Bazı planlamacılar yalnızca büyük bütçeli müşterilerle çalışabilir ve lüks etkinliklerde uzmanlaşabilir. Bu tam olarak sizin vizyonunuz ya da bütçeniz değilse muhtemelen eşleşmiyorsunuzdur. Tipik düğün bütçelerinin kabaca bir tahminini alın ve aynı hizada olduğunuzdan emin olun.

Bütçemiz dahilinde çalışabilir misiniz?

Düğün planlarken bütçe en büyük önceliklerden biridir, bu nedenle belirlediğiniz ve karşılayabileceğiniz parametreler dahilinde çalışabilecek bir planlamacı isteyeceksiniz. Forbes, “Harcamaları nasıl takip ettikleri, maliyet tasarrufu önlemleri önerdikleri ve beklenmedik maliyetleri nasıl ele aldıkları da dahil olmak üzere maliyet kontrolüne yaklaşımlarını anlamak, vizyonunuzu gerçeğe dönüştürürken mali sınırlarınız içinde kalmak için çok önemlidir” diyor.

“Sadece düğün gününüzü yönetmesi için bir planlamacı tutuyorsanız bunu sormanız gerekmeyebilir, ancak planlamacınızdan satıcı önerileri alacaksanız veya tam hizmet alacaksanız, bu soruyu mutlaka sormanız gerekir!” diye ekliyor Savage. “Genellikle bir planlamacının tercih ettiği tedarikçiler oldukça dar bir fiyatlandırma bandında yer alır. Burada uyum sağlamak, bütçenize sadık kalmak için en iyi şansınızdır.”

Kişisel sorumluluk ve mesleki tazminat sigortanız var mı?

Hazırlıklı olmak iyidir, özellikle de her şeyin ve her şeyin olabileceği büyük düğünlerde.

Satıcı Tavsiyesi Düğün Planlayıcısı Soruları

Burada, planlayıcınızın genellikle kullanmayı sevdiği tedarikçiler hakkında genel bir fikir edinmenize yardımcı olacak birkaç soru listeliyoruz.

Tercih ettiğiniz bir tedarikçi listeniz var mı?

Birçok planlamacının geçmişte birlikte çalıştıkları ve düğün ihtiyaçları için güvendikleri satıcıların bir listesi olacaktır, bu nedenle onlara bunu sorun. “Kiminle çalışmayı seviyorlar ve neden? Hangi kriterleri kullanıyorlar? Tercih ettikleri tedarikçilerle ne kadar süredir çalışıyorlar ve önceki müşterilerden bu tedarikçiler hakkında ne tür geri bildirimler aldılar?” diye açıklıyor Wolfer. “Seçim süreçlerini anlamak, düğün günü ekibinizin tutarlılığını ve kalitesini ölçmenize yardımcı olacaktır.”

Petrucci, “Bir planlayıcının satıcıları nasıl seçtiğini ve önerdiğini anlamak, size ağları ve birlikte çalışacağınız profesyonellerin kalitesi hakkında fikir verebilir” diye ekliyor. “Bu, onların sizi tarzınıza, bütçenize ve vizyonunuza uygun satıcılarla eşleştirme konusundaki kararlılıklarını gösterir ki bu da uyumlu ve kişiselleştirilmiş bir düğün deneyimi yaratmak için çok önemlidir.”

Kendi tedarikçilerimi seçebilir miyim yoksa sizin tavsiyelerinizle mi sınırlıyım?

Aklınızda zaten bir çiçekçi, catering şirketi veya DJ olabilir. Bazı planlamacılar kişisel bağlantılarıyla çalışmanızı gerektirdiğinden, herhangi bir şey imzalamadan önce bu konuda net olduğunuzdan emin olun.

Satıcılardan herhangi bir komisyon veya komisyon alıyor musunuz?

Bazı planlamacılar bir satıcıyı tavsiye ettikleri için komisyon alabilirler, bu da sizin haberiniz olduğu sürece sorun değildir. “Şeffaflık çok önemli” diyor Allen. “Tavsiye edilen satıcılardan alınan komisyonları veya indirimleri sorarak olası çıkar çatışmalarını anlayın.”

Satıcılarla doğrudan iletişim kuruyor musunuz yoksa bu konuşmaları ben mi yapıyorum?

Hem planlama sürecinde hem de düğün gününüzde satıcılarla nasıl başa çıkacağınız konusunda aynı sayfada olduğunuzdan emin olun. Allen, “Satıcı toplantılarına katılıp katılmayacaklarını, zaman çizelgeleri ve programlar oluşturup oluşturmayacaklarını ve düğün gününde satıcı ödemelerini ve bahşişlerini yönetip yönetmeyeceklerini teyit edin” diyor.

İletişim ve Uygunluk Düğün Planlayıcısı Soruları

Bir düğün planlarken iletişim çok önemlidir, bu nedenle siz ve planlayıcınızın her zaman aynı sayfada olduğunuzdan emin olmak için bu soruları sorun.

Planlama süreci boyunca ne sıklıkla iletişim kuracağız?

İyi bir planlamacı sorularınız için hazır olmalıdır, ancak bant genişliği ve sınırları konusunda aynı sayfada olduğunuzdan emin olun. Savage, “Çoğu planlamacı sınırsız iletişim sunar, bu da internette gezinmek yerine tüm sorularınızı bize sorabileceğiniz anlamına gelir” diyor. “Hatta bazılarımız siz rezervasyon yapmadan önce tedarikçi tekliflerinizi ve sözleşmelerinizi gözden geçiriyor, bu da birçok sorunun yanı sıra gereksiz harcamaları da önleyebiliyor.”

Tercih ettiğiniz iletişim yöntemi nedir?

Metin mi? Telefon mu? E-posta mı? Yakınlaştırma mı? Ayrıntıları önceden öğrenin. “Sadece sizi ne sıklıkla bilgilendireceklerini değil, aynı zamanda tercih ettikleri iletişim yöntemlerini de bilmek çok önemlidir. E-postalara mı, telefon görüşmelerine mi yoksa profesyonel bir planlama platformuna mı güveniyorlar?” diyor Wolfer. Ayrıca, geri dönüş sürelerini de sorun. “Sorulara veya sorunlara ne kadar hızlı yanıt veriyorlar? Bu, planlama süreci boyunca aynı sayfada olmanızı sağlamanın anahtarıdır ve bu beklentileri erkenden belirlemek, sorunsuz ve şeffaf bir ilişkinin sürdürülmesine yardımcı olacaktır.”

Kaç toplantı yapmamız gerekecek?

Ne sıklıkta görüşmeniz gerektiği ve bunun yüz yüze mi, telefonla mı yoksa sanal olarak mı yapılacağı ve daha az resmi kontroller için süreç konusunda net olduğunuzdan emin olun.

Beklenmedik Durum Planları ve Sorun Çözme Düğün Planlayıcısı Soruları

Hayat öngörülemez, bu nedenle hızlı hareket eden ve işler zorlaştığında kolayca sorun çözebilen bir düğün profesyoneliyle çalışmak önemlidir.

Beklenmedik sorunlarla veya düğün günü acil durumlarıyla nasıl başa çıkıyorsunuz?

Fırtına. Hasta bir yemek şirketi. Yanlış çiçekler. Büyük günde pek çok küçük şey ters gidebilir, bu nedenle planlayıcınızın bununla başa çıkabileceğinden ve bir çözüm bulabileceğinden emin olun. Forbes, “Hava koşullarındaki aksaklıklardan tedarikçi iptallerine kadar pek çok öngörülemeyen sorun düğünleri etkileyebilir” diyor. “Deneyimli bir planlamacının bu tür durumlarla başa çıkmak için sağlam acil durum planları olmalı ve olası aksaklıklara rağmen gününüzün sorunsuz geçmesini sağlamalıdır.”

Tedarikçi iptali durumunda yedek planlarınız var mı?

Olur böyle şeyler ama tüm düğünü rayından çıkarması gerekmez. Planlayıcınızın son dakika iptalleri için bir planı olmalıdır. “Sorun çözme becerileri çok önemlidir. Gününüzün sorunsuz geçmesini sağlamak için aksaklıklarla nasıl başa çıktıklarını sorun” diyor Allen.

Geçmişte sorunları nasıl çözdüğünüze dair örnekler verebilir misiniz?

Coyne, “Unutmayın, bir planlamacıyı işe almanızın en önemli nedenlerinden biri lojistik ve üretimdir” diyor. “Planlamacılar doğru planlama ve yürütmeyi sağlamak için oradadır. Deneyimlerinin derinliğini ve sorunların üstesinden gelme konusunda ne kadar becerikli olduklarını anlamak çok önemlidir.”

Petrucci, “Geçmişte yaşanan çatışmalar veya zor durumlar hakkında soru sormak, planlamacının profesyonelliği ve baskı altındaki zarafeti hakkında çok şey ortaya koyar” diye ekliyor. “Bu önemlidir çünkü stresle nasıl başa çıktıklarını ve işler zorlaştığında bile işleri yolunda tuttuklarını gösterir. Sorunları çözme yaklaşımlarını anlamak, ortaya çıkabilecek herhangi bir zorlukta sizi destekleme becerileri konusunda size güven verebilir.”

Düğün günü hasta olursanız ne olur?

Planlayıcınızın hastalık veya sakatlık nedeniyle düğün gününüzde kesinlikle hazır bulunamaması durumunda, söz konusu durumu nasıl ele alacaklar? Savage, “Düğününüz yeniden planlanamayacak veya yeniden yapılamayacak çok önemli bir gündür, bu nedenle planlamacınızın başına bir şey gelmesi durumunda bir yedek planı olduğundan emin olmak istersiniz” diyor.

Referans ve Referans Düğün Planlayıcısı Soruları

Tıpkı bir iş görüşmesinde olduğu gibi, eski müşterilerden gerçek hayattan referanslar almak, planlamacının performansını ve güvenilirliğini daha iyi anlamanıza yardımcı olabilir.

Geçmiş müşterileriniz için referans sağlayabilir misiniz?

Forbes’a göre, “Geçmiş müşterilerden deneyimleri hakkında bilgi almak, planlamacının ne kadar profesyonel olduğunu, stresle ne kadar iyi başa çıktığını, yaratıcılığını, çalışma ve iletişim tarzlarını ve beklenmedik sorunları nasıl yönettiğini ortaya çıkarabilir.” Coyne ekliyor: “[Referansları sormak] sadece kişilik hakkında değil, yanıt süreleri, planlayıcının onları ne kadar bilgilendirdiği veya bütçelerini ne kadar takip ettiği ve planlama sürecinde ne kadar keyif aldıkları veya stres hissettikleri hakkında da bilgi verecektir.”

Okuyabileceğim referanslarınız veya değerlendirmeleriniz var mı?

Birçok planlamacı web sitelerinde referanslarını ve yorumlarını paylaşacaktır, ancak daha fazlasını istemekten çekinmeyin.

Planladığınız geçmiş düğünlerin benim istediğim vizyona uygun fotoğraflarını görebilir miyim?

Lovehaus Events’in kurucusu Andrea Petrucci, düğününüzün tasarımının tüm kutlamanın tonunu belirlediğini söylüyor. İyi bir uyum içinde olduğunuzdan emin olmak için düğün planlayıcınızın tasarım yaklaşımını öğrenmek isteyeceksiniz. “Estetik fikirlerinizi hayata geçirip geçiremeyeceklerini ve tasarımlarını farklı mekanlara ve temalara nasıl uyarladıklarını bilmek çok önemlidir” diyor.